《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
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#這本書在說什麼?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要?
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先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望?
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站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題?
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讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
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後記:#你喜歡哪一種工作風格?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
同時也有3部Youtube影片,追蹤數超過2萬的網紅鄭匡宇激勵達人,也在其Youtube影片中提到,好的提問讓你上天堂壞的提問讓你下地獄 今天來跟大家介紹板越正彥【關鍵提問】 跟大家分享一下我的想法是什麼.... 希望大家透過閱讀,探索這個世界, 瞭解這個世界,也瞭解自己, 透過閱讀,改變人生。 ▶▶▶有什麼問題想問我嗎?歡迎來信:[email protected] ➡鄭匡宇學院網站:ht...
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《說話的內功》的簡介以及讀後感
此書分為八大部分,分別以修養、觀點、智慧、創意、傾聽、提問、話術與自由,探討「如何使自身話語有深度、如何成為懂的說話的人」。
引用多位哲學家之語錄為例,一步步帶領讀者進入修煉之旅。
與其他談論說話技巧書籍不同的是,本書的特點在於能從思想與內在出發,使讀者首先了解需要具備何種技能、何種思維,再引導我們學習並理解這些知識與道理。
以下是小編在閱讀的時候最有感觸的一些片段節錄與感想:
📌【智慧】
「閱讀與個人想法相同的文字,只是行為的重複;而接觸與個人想法不同的文字、話語,才能拓展自我。」
相同的看法、觀點並沒有辦法刺激我們思考,而沒有思考則失去了可能性,也扼殺了拓展自身知識的機會。因此,要成為一個有智慧的人,則須先拓展自身的見聞、吸收大量的資訊,如此一來,促使自己思考的同時,也能增進自己的能力。
📌【創意】
「說話時,留意『空缺』」
我們常常欣羨劇中人物可以既幽默又富有創意,可以時不時有非凡新穎的點子從腦海裡浮現。其實只要仔細觀察就能發現,這些人之所以讓我們感到「他們很有創意」,就是因為他們說話時有留意「空缺」。
所謂「留意空缺」,就是要避免陳腔濫調。發覺那些沒有人注意到的細節,從而加以稱讚、批評,這都是「創意」。
就像《決勝21點》中哈佛醫學中心教授的提問:“What can you tell me, Ben, that’s going to dazzle me?”,也像《WWW:請輸入檢索詞》中朵美在兩三句話語間猜出多仁是在國外生活一樣:「因為你沒有問我私人問題,一般韓國人都會問家在附近嗎?家住哪裡?今年幾歲了?可是你說的是天氣還有我的襯衫。」
📌【傾聽】
「至人之用心若鏡,不將不迎,應而不藏,故能勝物而不傷。」
真的懂得傾聽的人,會在你需要空間與時間緩和的時候,用心聆聽,以「存在」作為陪伴。
無需過多言語,亦無需隱藏情緒。有的時候,真實的情感流露就是最好的答案。
📌【提問】
「挫其鋭,解其粉;和其光,同其塵。」
重點是:不要咄咄逼人。好的提問可以成就思考的來回激盪,但是不適當的提問則會顯得刻薄無理。
就像《機智的醫生生活》演示的一樣,翊晙與政源皆處於職場位階的高位,卻永遠不會以命令式口吻跟下屬對話,即便時常查考醫生們知識,也從未以訓斥、責備的語氣相待。
📌【話術】
「贊同可以立場明確,理解則應盡可能努力。」
贊同與理解是兩件不同的事,或許我們無法做到事事贊同,且也無須如此,但是卻應該努力做到「理解」。
理解原因、理解動機,都能讓我們更能設身處地的思考,進而實現將心比心。
看完小編的讀後感,你是否也有興趣一窺此書的奧秘呢?
心動不如馬上行動啦~~
#珍欣
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《#好問》讀者推薦這本書嗎?
從說服小孩整理房間,到進行提案希望獲取他人支持,在生活之中,我們每個人都會有需要為某些重要事情辯護的時候。然而在說服與溝通的過程中,我們往往會急於陳述自己的意見,並對他人的意見難以採納,導致對話陷入僵局而淪落至爭吵的結局。
人是帶有偏見的個體,他們根據自己的經驗與生活歷程來判斷事物,有時亦毫無邏輯可言,也因此硬碰硬的說服溝通是最吃力的方式,學習透過提問的方式溝通,藉由讓對方自我思考、建立連結,學會不要求與不強迫也能獲取自己想要的結果,才是最強而有力的說服方式。
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這是一本廣受好評的溝通書籍,作者是一位司法界的檢察官。他提出的觀察「爭吵解決不了問題,提問才能打動人心」讓我很感興趣,我非常想學習如何成為一個好的提問者。
- Waki 瓦基
完讀心得 https://readingoutpost.com/doesnt-hurt-to-ask/
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我很驚喜這本書的幽默和洞見是如此令人愉悅。這本書有點自助、傳記、政治,但是又談論到「真正重要的是問自己想要什麼」。我喜歡作者的故事和他的觀察,高度推薦這本書。
- Lisa Konet 五星好評
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我非常享受作者在一路上給予的導引,儘管結果有時成功、有時失敗。這不是一本談政治的書,而是讓我們更有說服力、考慮更周詳、成為一個更好的溝通者。
- Jay bookworm 五星好評
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原本我會給他更高分,但這本書讀起來令我感到吃力,它更像是一本「檢察官如何跟人爭論」的書。書中案例來自他身為眾議院議員的經驗,我經常沒辦法搞懂這跟我們生活之間的連結。
- Kevin 三星負評
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這本書的作者代的政治立場,讓我很難不放下偏見,書中內容或多或少冒犯到我,有些訊息也不是那麼好吸收。但作者真是一個會說故事的人,他的方法還是有許多值得學習的地方。
- Amy Holodak 三星負評
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內容還不錯,但是編輯和寫作有點鬆散,書籍重點有傳達到:說服別人是可能的。作者寫作雖然不怎麼好但他的論點倒是很清楚。撇除寫作,這是本還可以的書。
- Shawn 二星負評
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以下為本段內容文稿:
你有沒有這樣的經驗?在一些會議結束之後,都已經達成了必要的共識,並且要進入執行的階段。
這個時候呢,就有三三兩兩的人,私底下在討論說,剛剛的決議啊,其實是不OK的,有一些問題需要調整。
然而,你會有一種矛盾的感覺,那就是那你為什麼不在會議的當下,就提出你的看法跟想法呢?
你的想法絕對是對的,在那樣的狀況底下,本來就有話應該說。只是我們很少繞到另外一個角度去想,就是那到底是什麼樣的環境、組織跟團體,讓我們有話不敢說呢?
其實,關於這樣的現象,曾經就有心理學家,叫做詹尼斯。他在上個世紀,他就研究美國,那個時候決定入侵古巴南部的豬玀灣的歷史事件之後,他透過一些研究,去描繪出這樣的行為。
那時候的背景是這樣喔,在1961年美國的前總統,約翰.甘乃迪。他想要利用1400個逃亡者,去推翻古巴的卡斯楚。然而這些人不是職業軍人,人數其實也很少。
所以,古巴知道他們要來的時候,就把他們全數殲滅。這樣的事件導致在冷戰期間,古巴本來是從置身事外的立場,變成是倒向蘇聯,還差一點引發核戰的危機。
其實仔細想想,約翰.甘乃迪和他身邊的人,是何等聰明的人,而且掌握了美國這麼大的情報機器,也不可能是有情資上面的缺乏。但是他們聚在一起之後,卻策劃出這個笨到不行的行動。
甚至於,在整件事情結束之後,他們的內部人,也說不清楚為什麼當初會做這樣的決定。後來,詹尼斯的研究就指向,其實這是一種「團體迷思」的心理現象。
所謂的「團體迷思」呢,就是一群人抱團取暖的時候,這時候大家的意見,會趨於一致;就算有反對意見,也不會提出來,因為不希望自己成為那個「不合群」的人。
然而,在這樣的狀況底下,就會造成很多不合理,或者是愚蠢的決定,它卻被實行的可能。所以,要能夠造成「團體迷思」會有三個必要的條件。
第一個叫做,一群喜歡彼此的人。套一句現在的語言,就是一群「同溫層」的人。
然後呢一個「小圈子」。這個小圈子可能是同事、同樣關注的議題,或者是同樣生活環境背景的人。
而第三個條件,就是「時間壓力」。要在期限之內,做出重要的決策。
所以你仔細想想,一旦有時間壓力,又加上一群同溫層的人,然後關注的議題都類似。這自然而然喔,就會產生一個我經常說的叫「專業近視眼」。
因為,大家太習慣只看、只聽、只想某個層面的部分,所以,自然而然也只會做出,某種慣性底下的決定。
其實最可怕的一點,就是如果在這個團體裡面,有人開始提出不同的意見,哪怕只是心中閃過一個念頭,心裡都有一個團體壓力,叫做「我會不會破壞這個團體的和諧?」
所以,如果要避免「團體迷思」的發生,就是當你有任何任務、任何計劃的時候,在團隊裡面,至少都要有一個不怕被炒魷魚、不怕被排擠、不怕被孤立的討厭鬼。
這個在天主教會裡面,在討論某個人,是否能夠被封為聖人的封聖會議裡面,也有安排一位叫做「魔鬼代言人」。
他就是負責不斷的去黑這一個對象,不斷的去找出這個對象,之所以不夠資格被封為聖人的原因。
這個魔鬼代言人的任務,倒不需要去分化,或撕裂這個團體。反而是透過這樣的一個人,他提出了不同的觀點,促使大家想得更仔細,想得更周延。
所以囉,如果一個團體要能夠做出好的決策,就要讓不同的聲音,可以被發出來。讓每個人都相信,可以把自己真心想說的話說出來,而且不用擔心被秋後算賬。
然而,如果回答你我現在生活裡,你有沒有發現,我剛剛講到三個字叫「同溫層」。當我們都很習慣,運用網路工具的時候,你會發現「同溫層」的效應,會越來越嚴重。
這就造成可能你在面對自己,的生命的很多決定跟決策的時候,你也有一種,叫做「隱形的團體計劃」。
因為你太習慣跟一群喜歡彼此的人,還有一個小圈子裡,去蒐集訊息、去思考訊息,如果又加上時間壓力的時候,這時候我們常常就會做錯決定。
這也是為什麼我經常會跟朋友分享,我說喔現在的時代,你要找到自己的小圈圈太容易;你要能夠找到自己的同溫層,也太方便了。
所以這個時候,你反而要反過來做,「反過來做」什麼意思呢?就是要有意思的不要「抱團取暖」、有意識的聽聽別的聲音。
如果在你的專業或生涯裡,你有一些規劃、你有一些突破、你有一些想法的時候,有多少時候是你一提出來,就覺得自己好像變局外人,於是你就不敢去嘗試、努力。
因為,可能在你的內心深處,你會覺得跟大家在一起,還是比較安全。你發現了嗎?這不就是一種「團體迷思」嗎?
我想人生會有兩種後悔。第一種後悔,是有一些你想做的事,一直沒有去做,這是第一種。
然而,第二種後悔更慘,叫做有一些你想做的事,你沒有去做,一直到你見證、目睹了,有人把它做成功了。
所以人生說到底,我們還是得為自己負責任。透過今天的分享,你可以問問自己,你還要繼續「抱團取暖」嗎?
希望今天的分享,能夠帶給你一些啓發與幫助,我是凱宇。
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然而,如果你對於啟點文化的商品,或課程有興趣的話,我們近期的課程,是3月8號開課的『高難度對話的望聞問切』。
如同今天分享到的「抱團取暖」,其實有很多時候,當我們陷入「團體迷思」的時候,我們就失去了分辨訊息的重要能力。
如果你發現,自己很難真正的看懂、聽懂,別人的言下之意,言外之意。他之所以這麼說、這麼做,的背後意圖。
如果你對這方面是有困難,而且你很希望透過好的提問,跟必要的人,達成必要的共識的話。那麼我就相信,在3月8號開課的『高難度對話』會給你很大的幫助。
我很期待能夠在3月8號的教室裡,見到你,謝謝你的收聽,我們再會。
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